Politique du Système interne d’information

Dans le but de promouvoir une culture de l’information et de la communication comme mécanisme permettant de prévenir et de détecter les irrégularités et de procéder immédiatement à leur traitement efficace, Grup Oliva Motor, dans le cadre de l’application de la Loi 2/2023 du 20 février relative à la protection des personnes signalant des infractions réglementaires et à la lutte contre la corruption, approuve la présente Politique du Système interne d’information, qui établit ses lignes directrices générales et qui est également développée au moyen de la procédure interne correspondante.

Le Système interne d’information permet de communiquer des informations relatives à des irrégularités à tous les membres de l’Organisation ainsi qu’à ses parties prenantes, de même qu’à l’ensemble des personnes visées à l’article 3 de la Loi 2/2023 du 20 février, à condition que, dans ce dernier cas, les conditions et exigences prévues par celle-ci soient remplies.

La bonne foi, c’est-à-dire la conviction sincère que des faits graves et préjudiciables se sont produits ou peuvent se produire, constitue une condition indispensable à la protection de l’Informateur. Cette bonne foi est l’expression de son comportement civique et s’oppose à d’autres agissements qui doivent, au contraire, être exclus de la protection, tels que la transmission d’informations fausses ou déformées, ainsi que celles obtenues de manière illicite. Les communications ou accusations mensongères, calomnieuses ou effectuées de mauvaise foi sont interdites et peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires ou de toute autre nature. De même, la communication de fausses informations concernant des actions ou omissions prévues par la Loi 2/2023 pourrait faire l’objet d’une sanction administrative qualifiée de très grave, assortie d’une amende comprise entre 30 001 et 300 000 euros.

La présente Politique garantit les droits de la personne informatrice et de la personne concernée par la communication. En particulier, dans le cas de la personne informatrice, la protection contre les représailles survenant en interne dans l’environnement professionnel ou de travail est garantie et, dans le cas de la personne concernée par la communication, sont garantis le droit à l’honneur et à la présomption d’innocence, ainsi que le droit à la défense, tout en préservant son identité et en garantissant la confidentialité des faits et des données de la procédure. Dans tous les cas, la garantie de ces droits supposera le respect des exigences légalement applicables, notamment celles prévues par la Loi 2/2023.

Le Système interne d’information devrait être utilisé de manière prioritaire pour transmettre les informations, car une intervention diligente et efficace au sein même de l’Organisation pourrait permettre de mettre un terme aux conséquences préjudiciables des faits faisant l’objet d’une enquête. Toutefois, malgré cette préférence, la personne informatrice peut choisir le canal à utiliser, interne ou externe, en fonction des circonstances et des risques qu’elle estime pertinents.

Peuvent être communiquées les actions ou omissions qui, dans le cadre personnel et matériel d’application de la Loi 2/2023, sont susceptibles de constituer des infractions au droit de l’Union européenne ou des infractions pénales ou administratives graves ou très graves. Pour les communications écrites, le formulaire correspondant situé à la fin de la page web est disponible, ainsi que l’adresse électronique professionnelle [email protected] et l’envoi postal, en adressant la communication à l’attention du Responsable du Système interne d’information, au siège social de la Société : Carrer Josep M Folch i Torres, 2, 43006 Tarragona (Espagne). Téléphone : +34 606 727 806. Il est également possible d’effectuer la communication verbalement, en demandant une réunion en présentiel avec le Responsable du Système interne d’information.

Le Conseil d’administration a nommé un Responsable du Système interne d’information, qui assurera avec diligence, et en l’absence de conflit d’intérêts, la résolution des procédures engagées à la suite des informations reçues, en veillant à la bonne application de la Procédure avec honnêteté et objectivité à l’égard de toutes les personnes impliquées.

Dans un délai de sept (7) jours à compter de la réception de la communication, un accusé de réception sera adressé à l’Informateur, sauf si cela risque de compromettre la confidentialité de la communication. Le délai maximal pour répondre aux mesures d’enquête ne pourra dépasser trois (3) mois, sauf dans les cas présentant une complexité particulière, auquel cas ce délai pourra être prolongé de trois (3) mois supplémentaires. Des délais spécifiques sont établis pour la conservation et la suppression des données à caractère personnel et des communications, conformément à la réglementation relative à la protection des données personnelles.

Les communications d’informations déclarées recevables feront l’objet d’un suivi approprié et d’une enquête interne, tandis que celles qui ne remplissent pas les conditions requises pour faire l’objet d’un traitement, d’un suivi et d’une enquête seront classées sans suite.

Le Système interne d’information garantit la confidentialité et le secret des informations transmises, l’identité et la protection des données personnelles de l’Informateur, des tiers mentionnés dans la communication et de la personne concernée par la communication, pendant toutes les étapes du processus de traitement et de suivi de la communication, ainsi que tout au long de l’éventuelle procédure d’enquête interne ou des diligences effectuées sur la base des faits communiqués. Seules les personnes dûment autorisées pourront accéder aux informations contenues dans le Système interne d’information, dans le cadre de leurs compétences et fonctions.

Tout manquement à la présente Politique ainsi qu’aux autres procédures qui la développent pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires ou de toute autre nature applicable, en fonction de la relation juridique établie et des circonstances en présence, sans préjudice de l’éventuelle application du régime de sanctions prévu par la Loi 2/2023, laquelle prévoit un ensemble d’infractions administratives légères, graves et très graves, assorties d’amendes pouvant atteindre 300 000 euros pour les personnes physiques et 1 000 000 d’euros pour les personnes morales.

Grup Oliva Motor révisera périodiquement la présente Politique afin de veiller à son efficacité.

Version 00. Date : 13-08-2024