Política del Sistema Intern d’Informació
Amb la voluntat de promoure la cultura de la informació i de la comunicació, com a mecanisme per prevenir i detectar irregularitats i procedir de manera immediata al seu tractament efectiu, Grup Oliva Motor, dins del marc d’aplicació de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, aprova aquesta Política del Sistema Intern d’Informació, que estableix les seves directrius generals i que també es desenvolupa a través del procediment intern corresponent.
El Sistema Intern d’Informació permet comunicar informació sobre irregularitats a tots els membres de l’Organització i també a les seves parts interessades, així com a tot el col·lectiu de persones esmentades a l’article 3 de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, sempre que, en aquest darrer cas, es compleixin les condicions i els requisits previstos en aquesta.
La bona fe, la consciència honesta que s’han produït o es poden produir fets greus perjudicials, constitueix un requisit indispensable per a la protecció de la persona informant. Aquesta bona fe és l’expressió del seu comportament cívic i es contraposa a altres actuacions que, al contrari, resulta indispensable excloure de la protecció, com ara la remissió d’informacions falses o tergiversades, així com aquelles que s’hagin obtingut de manera il·lícita. Queden prohibides les comunicacions o acusacions falses, les calúmnies o les realitzades de mala fe, i totes elles poden estar subjectes a mesures disciplinàries o d’una altra naturalesa. Així mateix, la comunicació d’informació falsa sobre accions o omissions previstes a la Llei 2/2023 podria ser sancionada administrativament com a infracció molt greu, amb una sanció de 30.001 fins a 300.000 euros.
Aquesta Política garanteix els drets de la persona informant i de la persona afectada per la comunicació. En particular, en el cas de la persona informant, es garanteix la protecció davant de represàlies produïdes a escala interna en l’entorn laboral o professional i, en el cas de la persona afectada per la comunicació, el dret a l’honor i a la presumpció d’innocència, així com el dret de defensa, preservant-ne la identitat i garantint la confidencialitat dels fets i de les dades del procediment. En tots els casos, la garantia d’aquests drets suposarà la concurrència dels requisits legalment exigibles, especialment els exigits per la Llei 2/2023.
El Sistema Intern d’Informació s’hauria d’utilitzar de manera preferent per canalitzar la informació, ja que una actuació diligent i eficaç dins de la mateixa Organització podria paralitzar les conseqüències perjudicials de les actuacions investigades. No obstant això, declarada aquesta preferència, la persona informant pot triar la via que vulgui seguir, interna o externa, segons les circumstàncies i els riscos que consideri.
Es podran comunicar accions o omissions que, dins del marc personal i material d’aplicació de la Llei 2/2023, puguin constituir infraccions del Dret de la Unió Europea o infraccions penals o administratives greus o molt greus. Per a la via escrita està disponible el formulari corresponent ubicat al final de la pàgina web, adreçant-se al correu corporatiu [email protected], així com l’enviament postal, dirigint la comunicació a l’atenció del Responsable del Sistema Intern d’Informació, al domicili social de la Companyia: Carrer Josep M Folch i Torres, 2, 43006 Tarragona (Espanya). Telèfon: +34 606 727 806. També s’ofereix la possibilitat de fer la comunicació de manera verbal, mitjançant la sol·licitud d’una reunió presencial amb el Responsable del Sistema Intern d’Informació.
El Consell d’Administració ha nomenat un Responsable del Sistema Intern d’Informació que assumirà diligentment, i en absència de conflicte d’interès, la resolució dels procediments iniciats arran de les informacions rebudes, assegurant l’aplicació adequada del Procediment amb honestedat i objectivitat envers totes les persones implicades.
En un termini de set (7) dies a partir de la recepció de la comunicació, se n’acusarà recepció a la persona informant, llevat que això pugui posar en perill la confidencialitat de la comunicació. El termini màxim per donar resposta a les actuacions d’investigació no podrà ser superior a tres (3) mesos, excepte en casos d’especial complexitat, en què es podrà prorrogar tres (3) mesos addicionals. S’estableixen terminis específics per a la conservació i supressió de les dades personals i de les comunicacions, d’acord amb la normativa de protecció de dades de caràcter personal.
Les comunicacions d’informació que s’admetin a tràmit seran objecte d’un seguiment adequat i d’investigació interna, i s’arxivaran aquelles altres en què no concorrin els requisits exigibles perquè siguin objecte de tractament, seguiment i investigació.
El Sistema Intern d’Informació garanteix la confidencialitat i el secret de la informació transmesa, la identitat i protecció de les dades personals de la persona informant, dels tercers esmentats en la comunicació i de la persona afectada per la comunicació, durant totes les etapes del procés de tractament i seguiment de la comunicació, així com al llarg de l’eventual procés d’investigació interna o diligències que es realitzin basant-se en els fets comunicats. Només podran accedir a la informació inclosa en el Sistema Intern d’Informació aquelles persones que estiguin degudament autoritzades, dins l’àmbit de les seves competències i funcions.
Qualsevol incompliment d’aquesta Política i dels altres procediments que la desenvolupin podrà ser objecte de sancions disciplinàries o de la naturalesa que correspongui, en funció de la relació jurídica establerta i de les circumstàncies concurrents, sense perjudici de l’eventual aplicació del règim sancionador de la Llei 2/2023, que preveu un conjunt d’infraccions administratives lleus, greus i molt greus, amb multes de fins a 300.000 euros per a persones físiques i de fins a 1.000.000 d’euros per a persones jurídiques.
Grup Oliva Motor revisarà periòdicament aquesta Política per vetllar per la seva eficàcia.
Versió 00. Data: 13-08-2024